Kỷ nguyên số, cách mạng công nghiệp 4.0 … là những cụm từ đã và đang được sử dụng rất nhiều để nói đến sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin. Với các doanh nghiệp, công nghệ thông tin được coi là con đường ngắn nhất và nhanh nhất để nâng cao năng lực cạnh tranh, từng bước hội nhập quốc tế. Đây cũng chính là 1 trong những lý do khiến phần mềm ERP trở nên phổ biến trong những năm gần đây.

ERP là gì?

ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning , hiểu một cách đơn giản thì phần mềm ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp. ERP giúp quản lý các vấn đề quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp. Với mỗi ngành nghề khác nhau, doanh nghiệp khác nhau thì cấu trúc và chức năng của hệ thống ERP sẽ rất khác nhau.

Tổng quan ERP.
Một số kiến thức về ERP mà bạn nên biết trước khi triển khai.

Vì sao doanh nghiệp cần triển khai phần mềm ERP

Điểm khác biệt cơ bản của phần mềm ERP so với các phần mềm quản lý kế toán, nhân sự … chính là tính tích hợp. Thay vì phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm rời rạc, không có sự liên kết số liệu, ERP chỉ bao gồm 1 phần mềm duy nhất với các module, mỗi module lại thực hiện các công việc quản lý rời rạc, nhưng giữa các module này vẫn có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Chính vì thế các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP sẽ có khả năng kiểm soát tốt hơn các vấn đề về doanh thu, lợi nhuận, công nợ, chi phí … đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như máy móc, nguyên vật liệu và nhân sự để có kể hoạch sản xuất và kinh doanh chính xác, phù hợp với năng lực.
Các lợi ích mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp:

Đảm bảo quy trình chặt chẽ

Hệ thống ERP sẽ giúp bạn phát hiện những sai sót thông tin cơ bản và logic trong xử lý quy trình ngay từ ban đầu, giúp giảm thiểu tối đa các công việc tốn nhiều thời gian như: kiểm kho lại do không logic với bộ phận nhập hàng, làm lại đơn hàng bị sai …

Tinh giản quy trình

Thông tin được tính toán, lưu trữ bởi các bộ phận khác nhau khiến doanh nghiệp thường xuyên gặp các vấn đề về thông nhất dữ liệu. Việc quản lý thông tin bằng phần mềm ERP đảm bảo các phức tạp trong đồng bộ hóa thông tin sẽ không còn nữa.

Đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bộ phận, giảm thiểu những giai đoạn truyền tải thông tin

Một doanh nghiệp sẽ bao gồm rất nhiều nhân sự cũng như các bộ phận liên quan. Doanh nghiệp càng lớn thì bộ máy càng cồng kềnh. Vấn đề đặt ra lúc này chính là dữ liệu của 1 bộ phận không thể được tiếp cận dễ dàng bởi các bộ phận khác. Phần mềm ERP giúp truyền tải thông tin giữa các bộ phận tức thời và đảm bảo quyền riêng tư cho mỗi bên. Ví dụ như: các dữ liệu doanh thu bán lẻ có thể được truy xuất trực tiếp bởi Bộ phận kế toán mà không cần phải đợi báo cáo hàng ngày hay như dữ liệu về bán hàng có thể được truy cập bởi Bộ phận mua hàng để đưa ra kế hoạch …

Đảm bảo thông tin thông suốt.
Đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bộ phận, giảm thiểu những giai đoạn truyền tải thông tin.

Module hóa từng bộ phận

ERP được thiết kế sẵn với rất nhiều quy trình cần thiết để vận hành doanh nghiệp trên 1 hệ thống thống nhất. Mỗi quy trình sẽ giúp các bộ phận không bị xung đột xông việc với nhau và không phụ thuộc vào nhau.

Đơn giản hóa quy trình kế toán

Doanh nghiệp càng lớn sẽ càng gặp nhiều các vấn đề về nghiệp vụ kế toán. Nếu doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ kế toán bằng tay sẽ khó có thể cung cấp báo cáo tài chính hàng ngày cho các bộ phận cũng như nhà quản lý. Hạch toán là công việc rất nhàm chán, lặp đi lặp lại và rất dễ sai sót nếu được thực hiện bởi con người hay những phần mềm độc lập.

Đảm bảo bảo mật thông tin

Một số báo cáo cần được thực hiện bởi nhiều bộ phận và nhân sự khác nhau. Quy trình truyền thống khiến cho tất cả các thông tin đều được chia sẻ với những người thực hiện. Điều đó gây ra một rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Với hệ thống ERP, mỗi bộ phận sẽ chỉ nhận được phần nhiệm vụ của riêng mình và chỉ có thể cung cấp các thông tin của chính bộ phận ấy.

Ngăn chặn hoàn toàn dư thừa dữ liệu

Nếu dữ liệu không được lưu trữ tập trung, bạn sẽ gặp phải 1 vấn đề rất lớn chính là dư thừa dữ liệu khiến cùng 1 thông tin nhưng được lưu trữ ở nhiều nơi vì thế việc cập nhật cũng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.

ERP giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả.
ERP giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả và ngăn việc dư thừa dữ liệu.

Kết hợp dữ liệu vận hành, tài chính và hoạch định chiến lược

Phần mềm ERP sẽ giúp bạn khai thác dữ liệu tổng quan của doanh nghiệp và tự động thực hiện các báo cáo phức tạp giúp Ban giám đốc doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp của mình. Ví dụ như: phân tích thông tin khách hàng, quản lý chất lượng bán hàng, dự đoán doanh số bán hàng trong quý tới …

Thỏa mãn khách hàng

Làm sao để khách hàng luôn cảm thấy thỏa mãn với dịch vụ của mình trong khi vẫn phải quản lý kho hàng, bán hàng … là công việc thực sự đau đầu. Thường thì bạn sẽ phải tốn 1 khoảng thời gian để nhận được các báo cáo về tình trạng của sản phẩm, dịch vụ trước khi trao đổi với khách. Phần mềm ERP giúp bạn quản trị toàn bộ thông tin sản phẩm, dịch vụ theo thời gian thực. Việc này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc đáp ứng các mong muốn của khách hàng.

Bảo mật cao nhưng không giới hạn khả năng của nhân viên

Một phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp tốt cần phải giúp mọi người làm việc dễ dàng, người quản lý nắm được thông tin của các bộ phận và đảm bảo cho nhân viên có thể truy cập các thông tin cần thiết nhưng không thể thực hiện các hành động ngoài khả năng nhằm gây hại tới dữ liệu chung.

Có thể thấy, phần mềm ERP mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều những lợi ích trong quá trình hoạt động và kinh doanh, nếu bạn muốn biết thêm về ERP, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Loading...