Xu hướng ứng dụng di động và chuyển đổi số đang được nhắc đến nhiều hơn mỗi năm. Nếu bạn đang làm việc trong văn phòng, điều hành một cửa hàng nhỏ hay chỉ đơn giản là người thường xuyên dùng điện thoại, bạn gần như chắc chắn đã cảm nhận được điều này. Đội ngũ bên mình thường xuyên theo dõi các sản phẩm mới, thử nghiệm và tổng hợp lại để chia sẻ với bạn đọc theo cách dễ hiểu nhất.
Bài viết này sẽ đi qua những xu hướng đang nổi bật, lý do chúng quan trọng và cách bạn có thể bắt đầu áp dụng mà không cần kiến thức kỹ thuật quá sâu.
Ứng dụng di động đã trở thành kênh chính
Có một thực tế khá rõ ràng: phần lớn công việc hằng ngày giờ đã được thực hiện trên điện thoại. Từ nhắn tin, đặt hàng, thanh toán cho đến quản lý lịch làm việc, mọi thứ đều đi qua màn hình nhỏ trong túi bạn.
Trong quá trình hỗ trợ một cửa hàng bán lẻ ở khu vực TP.HCM, đội ngũ bên mình nhận thấy chủ cửa hàng gần như không mở máy tính trong giờ bán hàng. Họ theo dõi doanh thu, nhập hàng và trả lời khách hàng hoàn toàn qua điện thoại. Đó là lý do ứng dụng di động không còn là lựa chọn phụ mà đang trở thành trung tâm của cách làm việc.
Khi chọn ứng dụng cho công việc, bạn nên ưu tiên những tiêu chí sau:
- Giao diện đơn giản, thao tác ít bước
- Hoạt động ổn định khi mạng yếu
- Có bản dùng thử hoặc miễn phí để kiểm tra trước
- Dễ tải và cài đặt từ kho ứng dụng chính thức
Nếu bạn muốn tham khảo thêm các gợi ý cụ thể, bạn có thể xem danh sách ứng dụng di động dành cho người mới bắt đầu mà đội ngũ đã tổng hợp trước đó.
Chuyển đổi số không chỉ là mua phần mềm
Nhiều người hiểu chuyển đổi số là việc mua một phần mềm mới rồi bắt cả đội làm theo. Thực tế phức tạp hơn thế. Chuyển đổi số là thay đổi cách một tổ chức làm việc, từ quy trình nhập liệu, báo cáo cho đến cách ra quyết định.
Chúng tôi từng tư vấn cho một công ty kinh doanh vận tải nhỏ. Họ mua hẳn ba phần mềm quản lý nhưng nhân viên vẫn ghi sổ tay song song. Sau khi đội ngũ hướng dẫn gom về một công cụ duy nhất và quy định rõ ai nhập gì, thời gian đối chiếu hóa đơn giảm đáng kể. Bài học ở đây là công nghệ chỉ phát huy khi con người và quy trình được sắp xếp lại đi cùng.
Vì vậy, khi bắt đầu, bạn nên bắt đầu từ một việc cụ thể đang gây khó chịu nhất, thay vì cố số hóa tất cả cùng lúc.
Phần mềm quản lý và học trực tuyến lên ngôi
Phần mềm quản lý không còn là thứ chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Hiện nay có nhiều lựa chọn phù hợp với hộ kinh doanh và phòng ban nhỏ, từ quản lý bán hàng, kho hàng cho đến chấm công và tính lương.
Học trực tuyến cũng phát triển mạnh cùng xu hướng này. Người học có thể học mọi lúc, mọi nơi, miễn là có điện thoại hoặc máy tính. Tuy vậy, bạn nên chọn nền tảng có nội dung rõ ràng, có hỗ trợ học viên và không quá cầu kỳ về thiết bị. Một số ứng dụng hỗ trợ điểm danh và quản lý lớp học cũng đang được nhiều giáo viên sử dụng, bạn có thể tham khảo top 7 ứng dụng điểm danh trực tuyến để biết thêm.
Bảo mật là yếu tố không thể bỏ qua
Khi dữ liệu được đưa lên ứng dụng và website, vấn đề bảo mật trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Bạn nên kiểm tra kỹ quyền truy cập mà ứng dụng yêu cầu, tránh cài các phần mềm không rõ nguồn gốc, và luôn dùng kết nối an toàn khi đăng nhập tài khoản quan trọng.
Với website bán hàng, giao thức HTTPS đã gần như là tiêu chuẩn tối thiểu. Nếu bạn đang cân nhắc xây dựng kênh bán hàng riêng, có thể tham khảo hướng dẫn cách tạo website bán hàng đơn giản để bắt đầu từ nền tảng cơ bản.
Ứng dụng AI xuất hiện ngày càng nhiều
Trí tuệ nhân tạo đang len vào hầu hết các ứng dụng hằng ngày, từ gợi ý sản phẩm, trả lời khách hàng tự động cho đến hỗ trợ soạn thảo văn bản. Với doanh nghiệp nhỏ, lợi ích thường thấy nhất là tiết kiệm thời gian cho những việc lặp đi lặp lại.
Tuy nhiên, đội ngũ luôn khuyên bạn kiểm tra lại kết quả trước khi dùng. Công cụ AI có thể trả lời sai một cách rất tự tin, nên người dùng vẫn cần đối chiếu và chịu trách nhiệm cuối cùng.
Bắt đầu từ đâu cho người mới?
Nếu bạn chưa biết nên bắt đầu thế nào, hãy thử theo ba bước đơn giản. Đầu tiên, liệt kê các việc tốn nhiều thời gian nhất trong tuần. Tiếp theo, tìm một ứng dụng hoặc phần mềm giải quyết đúng việc đó, ưu tiên bản miễn phí để thử. Cuối cùng, dùng thử khoảng hai tới ba tuần rồi đánh giá lại xem nó có thực sự giúp ích hay không.
Chuyển đổi số là một hành trình dài, không phải một cú nhảy. Chỉ cần mỗi tháng cải thiện được một quy trình, sau một năm bạn sẽ thấy khác biệt rõ rệt. Đội ngũ bên mình luôn sẵn sàng cập nhật thêm những gợi ý mới để bạn tham khảo khi cần.
