Với khối lượng công việc đồ sộ, bạn rất khó để quản lý bằng hình thức truyền thống. Một ứng dụng thông minh với tính năng hoàn hảo sẽ giúp bạn giải quyết mọi khó khăn nhanh chóng, hiệu quả nhất. Phần mềm KPI đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc theo dõi, quản lý chiến lược và báo cáo hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Vậy phần mềm KPI là gì? Phần mềm mang lại lợi ích như thế nào? Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm KPI nào tốt nhất?
Tìm hiểu về phần mềm KPI
Phần mềm KPI là một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, giúp doanh nghiệp có thể thiết kế hệ thống chỉ tiêu hiệu suất trọng yếu. Cập nhật số liệu cho các chỉ tiêu, trình bày báo cáo thực hiện nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Thường thì mỗi phòng ban sẽ có một bản mô tả công việc, trong đó nêu rõ trách nhiệm của từng vị trí mà nhân viên phải thực hiện. Dựa trên cơ sở đó, nhà quản lý sẽ đưa ra các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên. Từ đó có chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân, khuyến khích phù hợp cho từng nhân viên.
Phần mềm KPI thường cần kết nối với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác như phần mềm quản lý dữ liệu DMS, phần mềm quản lý khách hàng CRM hoặc các phần mềm training nội bộ, nhân sự để có thể cập nhật số liệu đầu vào cho các chỉ tiêu KPI cho mục tiêu tính lương, thưởng trên phần mềm nhân sự.
Ưu nhược điểm của phần mềm KPI
Về ưu điểm
- Phần mềm KPI mang đến cái nhìn nhanh chóng về một mục tiêu cụ thể trong một dự án hay hoạt động của doanh nghiệp. Phần mềm thường dưới định dạng những con số cụ thể, định lượng đi kèm dữ liệu. Điều này giúp cho các nhà quản lý dễ dàng đọc, hiểu và quyết định định hướng hành động.
- KPI còn giúp thành tích của cá nhân, tập thể được đánh giá trực quan hơn. Theo đó, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng triển khai khen ngợi, tuyên dương, động viên tinh thần làm việc của nhân viên.
- Với tính năng thông minh, phần mềm KPI có công đoạn nhập liệu đơn giản hơn. Chỉ cần nhập các thống số ban đầu một lần duy nhất để tính KPI theo ngày, tuần, tháng.
- Có thể áp dụng KPI cho nhiều nhân viên cùng một lúc hoặc cho từng nhân viên. Thay vì phải chọn từng nhân viên rồi giao dùng chỉ tiêu, sau đó lại phải nhập lại kết quả hoàn thành của từng nhân viên vào file excel để tính KPI thì phần mềm sẽ giúp tiết kiệm tới 70% thời gian nhập dữ liệu và tính toán thủ công.
Về nhược điểm
- Khi triển khai xây dựng, do nhiều lý do mà các chỉ số KPI có thể không đáp ứng được các tiêu chí SMART. Vì thế sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình và hiệu quả quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
- KPI nếu mơ hồ, không có tính đo lường thì sẽ khiến nhân viên lạc lối, mấy ý chí phấn đấu trong suốt quá trình thực hiện.
- Nếu xây dựng KPI thiếu chính xác sẽ trở thành những chỉ số vượt quá tầm với khiến cho nhân viên sẽ rơi vào tình trạng chán nản bởi dù thực hiện hết mình vẫn không thể đạt được KPI.
Lơi ích khi sử dụng phần mềm KPI
Phần mềm KPI mang đến rất nhiều thuận lợi cho các tổ chức, doanh nghiệp:
- Tự thiết lập hệ thống chỉ tiêu KPI các cấp độ từ công ty đến với từng cá nhân
- Tự thiết lập và phân quyền linh hoạt cho các tài khoản từ thiết kế, nhập, duyệt, kiểm tra và theo dõi số liệu
- KPI còn giúp đơn giản hóa việc nhập/ xuất dữ liệu khi thiết kế và xây dựng các chỉ tiêu một cách đơn giản bằng cách tạo trực tiếp hoặc bằng các biểu mẫu excel được chuẩn hóa
- Mục tiêu hàng năm được tập trung thực hiện và theo dõi quá trình thực hiện. Giúp doanh nghiệp nắm được tiến độ thực hiện kế hoạch chiến lược cả năm.
- Xác định quá trình và các công việc cần thiết, đảm bảo đạt được mục tiêu cho từng vai trò, nhóm, bộ phận và các tổ chức trong doanh nghiệp.
- Đảm bảo đánh giá dựa trên các tiêu chí đo lường được, căn cứ trên các tiêu chí khách quan. Giúp lãnh đạo công ty hiểu hơn về các nhân viên của mình. Nhân viên sẽ thấy rõ về hiệu quả làm việc cũng như chính sách khen thưởng đúng người, đúng việc.
- Tiết kiệm tới 70% thời gian nhập dữ liệu và tính toán thủ công.
Top những phần mềm KPI tốt nhất
Hướng đến phục vụ người dùng một cách tốt nhất, các nhà phát triển phần mềm đã cho ra nhiều phần mềm KPI với nhiều tính năng vượt trội, hữu dụng. Trong đó, các phần mềm KPI theo dõi, quản lý chiến lược và báo cáo hiệu suất làm việc tốt nhất phải kể đến bao gồm:
1. Mona PMS
Phần mềm Mona PMS thực sự hiệu quả trong việc theo dõi, quản lý chiến lược và báo cáo hiệu suất làm việc của doanh nghiệp đến từ đơn vị lập trình phần mềm số một Việt Nam Mona.Software. Công cụ cho phép xuất ra nhanh chóng các số liệu chính, mang đến trải nghiệm của người dùng trên tất cả các màn hình, thiết bị. Phần mềm tổng hợp dữ liệu và công việc của project gồm các giá trị và xu hướng KPI được dựa trên các truy vấn từ nguồn dữ liệu trực tiếp. Từ đó giúp báo cáo được hiển thị trên màn hình chính, giúp người dùng truy cập nhanh chóng. Mỗi KPI được liên kết với một hoặc nhiều Dashboard cho phép người dùng truy cập và phân tích chuyên sâu. Liên kết giữa các bảng điều khiển hoặc tích hợp chung trong quá trình thiết kế website thương mại điện tử, website bán hàng, có thể làm việc với các tập dữ liệu lớn. Đặc biệt, Mona PMS cho phép phủ sóng hiệu quả toàn bộ lớp trình bày BI, mở rộng hoàn hảo đối với các loại màn hình. Đây là công cụ thực sự hữu ích mà các doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn cho mình. Ngoài việc phát triển phần mềm, Mona còn cung cấp nhiều dịch vụ khác như dịch vụ quay tvc quảng cáo, dịch vụ chụp hình sự kiện cho doanh nghiệp. Bạn có thể liên hệ đến đơn vị để được hỗ trợ.
2. KPI SCORO
Phần mềm KPI SCORO đã và đang được người dùng đón nhận nhiệt tình và sử dụng rộng rãi nhờ tính ưu việt của mình. Cho phép nhà quản lý giám sát từ mọi khía cạnh của doanh nghiệp trên một hoặc một số bảng điều khiển. Theo dõi KPI dự án, công việc và tài chính trong thời gian thực. Đặc tính nổi bật của KPI SCORO chính là tích hợp SCORO để theo dõi và giám sát tất cả các dữ liệu trong một hệ thống. Giám sát tất cả các khía cạnh của hiệu suất doanh nghiệp từ dự án, ngân sách, bán hàng, dự báo hiệu suất nhóm…Tùy chỉnh bảng điều khiển với các vật dụng, số liệu không giới hạn để theo dõi mọi KPI. Phần mềm cung cấp đặc quyền cho mỗi người dùng để giới hạn quyền truy cập vào thông tin cụ thể.
Điều thú vị nhất của công cụ này là thay vì phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau để quản lý công việc, theo dõi tài chính, lập kế hoạch dự án, báo cáo…thì với KPI SCORO, nhà quản lý có thể sử dụng phần mềm như là một giải pháp duy nhất đã được tích hợp tất cả các tính năng.
3. OOC DigiiKPI
Được kiến tạo từ Công ty giải pháp Công nghệ OOC, phần mềm KPI OOC DigiiKPI là công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI bằng phương pháp bảng điểm cân bằng BSC. Trong đó hiệu quả được nhìn nhận từ góc độ đạt mục tiêu chiến lược. Đây là phần mềm quản lý thông minh giúp nâng cao năng lực quản lý của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp. Giúp bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh.
Công cụ được thiết kế linh hoạt, giúp doanh nghiệp có thể sử dụng được đầy đủ hoặc riêng lẻ theo từng module. Hướng tới việc sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau. OOC DigiiKPI với giao diện thông minh, thân thiện với người dùng, phù hợp với những chỉ tiêu KPI ở các cấp độ khác nhau. Đây là phần mềm duy nhất có công cụ và cơ sở dữ liệu hỗ trợ thiết kế hệ thống quản lý. Cho phép người dùng nhập liệu dưới các hình thức khác nhau, có thể là nhập tay, import, cập nhật trực tiếp từ các phần mềm quản lý kinh doanh, qua tích hợp hệ thống, phân quyền nhập liệu. Ngoài ra, công cụ còn cung cấp Dashboard đẹp, logic, linh hoạt và cung cấp thông tin hữu ích, gọn gang. Khả năng tùy biến cao cho các mô hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Người dùng còn được hỗ trợ tận tình bởi đội ngũ nhân viên tư vấn giàu kinh nghiệm quản lý dự án.
INETSOFT
Được đánh giá là một trong những phần mềm KPI theo dõi, quản lý chiến lược và báo cáo hiệu suất làm việc hiệu quả, INETSOFT thực sự đã làm tròn vai sứ mệnh của mình. Đây là một bảng điều khiển phân tích và là phần mềm báo cáo được hỗ trợ bởi sự pha trộn các dữ liệu, có khả năng mở rộng dữ liệu lớn. Công cụ với tính năng mô hình khối dữ liệu nguyên tử chuyên nghiệp, kết hợp dữ liệu người dùng cuối cùng trên web. Cơ sở hạ tầng an toàn, hiệu suất cao, kết hợp dữ liệu chặt chẽ, cho phép chuyển đổi dữ liệu nhanh chóng và linh hoạt từ nhiều nguồn. INETSOFT cũng có thể bổ sung hoặc làm giảm bớt các kho dữ liệu nên rất linh hoạt đối với người dùng trong công tác theo dõi, quản lý chiến lược và báo cáo hiệu suất làm việc.
SMARTSHEET
Một phần mềm KPI cũng không kém phần thông dụng đối với các doanh nghiệp ngày nay chính là SMARTSHEET. Công cụ này liên kết với các ứng dụng của bên thứ ba như Tableau, Excel, Qlik Sence…cho phép thể hiện dữ liệu của các công cụ đã sử dụng. SMARTSHEET giúp chia sẻ công việc giữa các thành viên trong doanh nghiệp, hoặc phối hợp với nhau trong thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Tính năng đặt cảnh báo tự động để nhắc nhở người dùng và những người khác trong nhóm về các nhiệm vụ sắp tới. Cung cấp cho các nhóm một cách trực quan hơn, dễ làm việc, giao tiếp và cộng tác. Phần mềm còn giúp xác nhận trạng thái và trực quan của các dự án hàng đầu của doanh nghiệp nhanh chóng. Cung cấp các báo cáo tóm tắt về mục tiêu, thông báo thời hạn quan trọng, liên kết đến các thông tin chính quan trọng. Khả năng tin cậy hơn 50% của Fortune 500.
Với phần mềm KPI theo dõi, quản lý chiến lược và báo cáo hiệu suất làm việc, công việc quản lý của doanh nghiệp chắc chắn sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, hiệu quả đạt được vượt trên cả mong đợi. Nếu bạn chưa vừa lòng với với phần mềm trên, bạn có thể tham khảo custom software development của Groove Technology để có thể tự mình xây dựng 1 hệ thống quản lý riêng, phù hợp với các tiêu chí mà doanh nghiệp bạn đang cần.
