Việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh nhà hàng khách sạn ngày càng được lựa chọn nhiều. Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất thì hãy tham khảo ngay những chia sẻ hữu ích dưới đây của chúng tôi.
1. Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn (Property Managmement System) được hiểu đơn giản là phần mềm được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành và kinh doanh khách sạn. Những tính năng cơ bản ứng dụng này mang lại là: quản lý phòng ốc, quản lý thông tin khách hàng đặt phòng, quản lý quầy lễ tân, quản lý nhân viên khách sạn, quản lý báo cáo, quản lý các kênh phân phối – hợp tác, quản lý từ xa,…
Dựa trên những yếu tố về công nghệ, người ta chia phần mềm quản lý khách sạn thành 2 dạng chính:
- Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: Là dạng phần mềm mà mọi dữ liệu thông tin đều sẽ được cấp về hệ thống máy chủ lưu trữ dữ liệu cục bộ ngay tại khách sạn. Các khách sạn chọn dạng phần mềm truyền thống phải thuê riêng một đội ngũ nhân viên IT có chuyên môn để duy trì và quản lý, vận hành đúng hệ thống này. Ngoài ra, khách sạn cũng sẽ phải đầu tư thêm máy chủ để lưu dữ liệu.
- Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Là dạng phần mềm mới, ứng dụng công nghệ điện toán đám mây. Dữ liệu của khách sạn sẽ được gửi và lưu trữ tại máy chủ của nhà cung cấp chứ không lưu trữ cục bộ tại khách sạn nữa. Thế nên, với phần mềm này khách sạn cũng không cần đầu tư máy chủ riêng hay thuê đội ngũ nhân viên IT nữa. Hơn nữa, nhờ ứng dụng công nghệ điện toán đám mây nên nhà quản lý có thể truy cập phần mềm bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu. Chỉ cần nhà quản lý có thiết bị thông minh và kết nối được internet. Đây cũng chính là điểm cộng lớn cho phần mềm tiên tiến này.
2. Hiệu quả phần mềm quản lý khách sạn mang lại
Với sự mở rộng quy mô kinh doanh khách sạn, đòi hỏi nhà quản lý cần thay đổi phương pháp, cách thức quản lý hoạt động để mang lại hiệu quả tốt nhất. Phần mềm quản lý khách sạn sẽ là cánh tay đắc lực cho bạn trong lúc này. Hiệu quả phần mềm quản lý khách sạn mang lại là gì? Cùng chúng tôi xem thêm những lợi ích dưới đây
2.1 Độ chính xác cao
Khi số lượng du khách ghé thăm quá lớn, áp lực công việc sẽ khiến cho lễ tân dễ mắc những sai lầm trong khâu tính toán. Nhà quản lý sẽ không thể nắm bắt được chính xác số lượt du khách cũng như hoạt động của nhân viên ra sao. Điều đó, chắc chắn ảnh hưởng lớn tới doanh thu, lợi nhuận của khách sạn.
Phần mềm quản lý khách sạn giúp việc tính toán của bạn chính xác tới từng con số, giúp bạn dễ dàng nắm bắt toàn diện tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn và tiến độ thực hiện các công việc của nhân viên.
2.2 Tiết kiệm thời gian, nhân lực
Khi công nghệ thông tin chưa phát triển, Exel là phần mềm được nhiều người lựa chọn quản lý tính toán kết hợp với việc ghi chép. Cách làm này đòi hỏi phải có nhiều nhân sự cũng như tốn nhiều thời gian hơn cho việc ghi chép và tính toán. Thế nhưng, với phần mềm khách sạn ngày nay, bạn sẽ dễ dàng thực hiện việc lưu trữ và tính toán giá phòng theo những dịch vụ mà du khách đã lựa chọn. Chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào một lần duy nhất, hệ thống sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Hầu hết các quy mô khách sạn ngày nay đều lựa chọn sử dụng phần mềm PMS để quản lý hoạt động khách sạn của mình, vừa thực hiện dễ dàng, nhanh chóng vừa mang lại hiệu quả với lượng thời gian ít ỏi.
2.3 Không còn phải lo lắng về vấn đề overbooking
Overbooking là một trong những vấn đề lớn nhất khiến nhiều nhà quản lý đau đầu khi bán phòng trên các kênh OTA. Các khách sạn thường cập nhật số phòng trống trên từng kênh OTA một để tránh tình trạng này. Việc làm này gây mất nhiều thời gian mà không mang lại hiệu quả do không đảm bảo tính kịp thời. Vì thế, overbooking vẫn thường xuyên xảy ra.
Thế nhưng, với cơ chế tự động cập nhật số phòng trống cùng với tính năng quản lý kênh phân phối của phần mềm quản lý khách sạn, bạn sẽ dễ dàng giải quyết triệt để vấn đề này. Theo đó, hệ thống sẽ tự động trừ số phòng trống hiện tại mỗi khi có booking đổ về, sau đó đăng bán phòng trên tất cả những kênh OTA với số phòng trống đã được cập nhật.
2.4 .Dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống
Tất cả những thông tin về khách sạn, nhân viên và khách du lịch đều được lưu trữ toàn bộ trên hệ thống phần mềm. Mọi thông tin bạn cần đều đã được phần mềm quản lý khách sạn lưu trữ nên bạn không cần lục lọi tìm kiếm trong đống giấy tờ, bạn có thể nhập xuất dữ liệu bất cứ lúc nào, mọi lúc mọi nơi.
2.5 Giảm rủi ro cho doanh nghiệp
Một điểm cộng rất lớn là giảm rủi ro cho doanh nghiệp. Đây là vấn đề bất cứ doanh nghiệp nào cũng lo lắng, nhất là ngành dịch vụ.
Thế nhưng với công cụ quản lý khách sạn, bên cạnh việc thủ tục check in, check out nhanh chóng thì việc kết nối sử dụng khóa từ của phòng cũng rất tiện lợi. Chức năng hoạt động của khóa từ là bạn sẽ không thể vào phòng nếu không có mã phòng đã nhận khi bạn check in và nhập khóa từ. Mỗi khách hàng khi tới nhận phòng sẽ được tạo mã khóa mới. Điều đó giúp giảm thiểu tối đa hiện tượng trộm cắp, mất đồ, thất thoát,…Vừa giúp khách hàng yên tâm vừa giúp nhân viên đỡ đi một bước trong quản lý an ninh khách sạn.
2.6 Cho phép quản lý từ xa
Rõ ràng không phải lúc nào nhà quản lý cũng có thể có mặt tại khách sạn. Nhiều người thường phải đi công tác xa hoặc đi du lịch cùng gia đình, bạn bè.
Để có thể vừa đi công tác vừa nắm bắt được tình hình hoạt động của khách sạn, đảm bảo các hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ thì phần mềm khách sạn có tính năng quản lý từ xa sẽ là rất cần thiết. Nhà quản lý có thể truy cập vào phần mềm từ bất kỳ thiết bị nào như laptop, smartphone, máy tính bảng,… chỉ cần có kết nối internet.
2.7 Đẩy mạnh khả năng cạnh tranh
Hệ thống quản lý khách sạn với nhiều tính năng tiện lợi như thế sẽ giúp khách sạn của bạn được nhiều khách hàng chú tâm và lựa chọn hơn.
So với một nơi phải ghi chép, ký tên, làm thủ tục phức tạp trước khi nhận phòng thì chắc chắn khách hàng sẽ lựa chọn một khách sạn có check in bằng phần mềm nhanh chóng hơn. Bởi hầu hết người đi thuê phòng sẽ rất mệt mỏi sau một hành trình trên xe mệt mỏi, họ chỉ muốn nhanh chóng hoàn thành thủ tục nhận phòng để nghỉ ngơi. Vì thế, nếu khách sạn của bạn có sử dụng phần mềm quản lý thì sẽ tạo ra sức cạnh tranh lớn hơn so với những khách sạn chưa sử dụng.
3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn
Ứng dụng quản lý khách sạn là một công cụ cần thiết cho những tổ chức kinh doanh khách sạn. Một vài những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hotel dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện việc quản lý hiệu quả hơn.
3.1 Dễ sử dụng
Một phần mềm quản lý khách sạn dễ sử dụng là yếu tố quan trọng, nếu quá phức tạp thì sẽ tốn thời gian trong việc đào tạo cho nhân viên học cách sử dụng. Bên cạnh đó, cũng dễ xảy ra nhầm lẫn và sai sót cho nhân viên khi sử dụng.
Nên nhớ rằng mục đích của phần mềm PMS là giúp đơn giản hóa công việc quản lý và kinh doanh khách sạn. Vì thế, một phần mềm quá khó sử dụng thì sẽ rất vô nghĩa. Nên dễ sử dụng là tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn.
3.2 Dễ mở rộng
Mở rộng quy mô phát triển là lựa chọn của mọi doanh nghiệp. Nếu kinh doanh khách sạn, chắc hẳn bạn cũng sẽ muốn mở thêm số lượng phòng, dịch vụ hay cả các chi nhánh khác nữa. Và bạn có muốn lại phải thay đổi phần mềm cho mỗi lần mở rộng quy mô khách sạn không? Việc thay đổi này không đơn giản bởi sự đi kèm của những dữ liệu quan trọng của khách sạn. Vì thế, hãy hỏi rõ bên cung cấp về tính năng dễ mở rộng của phần mềm quản lý khách sạn.
3.3 Ngôn ngữ tương thích
Phần mềm hotel sẽ được truy cập bởi những hành khách từ khắp nơi trên thế giới. Vì thế, hãy chắc chắn rằng bạn đã download những phần mềm được hỗ trợ nhiều thứ ngôn ngữ để đảm bảo nâng cao hiệu quả của khách sạn, thu hút nhiều khách hàng hơn. Đó chính là tính năng giúp khách hàng cảm thấy thoải mái nhất khi truy cập vào khách sạn của bạn.
3.4 Sử dụng công nghệ mới nhất
Công nghệ đóng vai trò quyết định trong thời đại 4.0 như hiện nay, đảm bảo sự thành bại của mỗi doanh nghiệp. Vì thế, hãy đảm bảo phần mềm quản lý khách sạn bạn lựa chọn được ứng dụng những công nghệ mới nhất hiện nay, nếu không muốn bị tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh.
3.5 Khả năng lưu trữ và tính bảo mật
Khả năng lưu trữ và tính bảo mật là yếu tố quan trọng đối với một phần mềm quản lý khách sạn. Nếu không may toàn bộ dữ liệu khách sạn của bạn rơi vào tay đối thủ thì sẽ như thế nào? Chắc chắn chuyện kinh doanh của bạn ở hiện tại và tương lai sẽ gặp khó khăn.
Hãy lựa chọn phần mềm đảm bảo tính bảo mật cao, tránh bị virus tấn công hay đối thủ đánh cắp dữ liệu, khả năng lưu trữ lớn, tốc độ xử lý thông tin nhanh.
3.6 Dễ dàng kết nối với các thiết bị
Trong quá trình kinh doanh, bên cạnh việc sử dụng phần mềm quản lý, khách sạn sẽ cần kết nối với những thiết bị khác để tối ưu chi phí vận hành. Việc tích hợp kết nối khóa từ ngày càng được sử dụng nhiều, nó sẽ giúp tránh thất thoát tiền điện, giảm chi phí thuê nhân viên, đồng thời mang lại sự thoải mái cho khách hàng.
Vì thế, hãy tìm hiểu xem phần mềm khách sạn bạn lựa chọn có đảm bảo tương thích với phần cứng của khách sạn không? Nếu không thì hãy cân nhắc lại để tránh việc phải đầu tư mua phần cứng khác.
3.7 Dịch vụ chăm sóc, hỗ trợ khách hàng tốt
Việc xảy ra một số lỗi trong quá trình sử dụng là điều khó tránh khỏi đối với những sản phẩm phần mềm. Những lúc như thế, bạn rất cần sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Một nhà cung cấp uy tín và chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng và kịp thời, đảm bảo công việc kinh doanh của khách sạn không bị gián đoạn.
3.8 Giá
Bên cạnh những tính năng thì giá phần mềm cũng là yếu tố không thể bỏ qua. Hãy đảm bảo chi phí mua phần mềm nằm trong giới hạn cho phép của bạn. Thế nhưng, cũng đừng quá tiết kiệm trong việc đầu tư mua sản phẩm, bởi có những phần mềm chênh lệnh giá không nhiều những chất lượng lại hoàn toàn khác.
Chúng tôi khuyên bạn, bên cạnh việc mua phần mềm, hãy tìm hiểu đối tác cung cấp sản phẩm cho bạn là ai? Điều đó sẽ đảm bảo bạn luôn nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình nếu có bất kỳ phát sinh cần hỗ trợ nào khi sử dụng phần mềm.
4. Địa chỉ thiết kế phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp – Mona Media
Mona Media là công ty đi đầu về lĩnh vực thiết kế web khách sạn Mona, web-app. Gần 10 năm kinh nghiệm, Mona Media đã đạt được nhiều thành công với hơn 1300 dự án lớn nhỏ trong và ngoài nước. Công ty đã làm hài lòng cả những khách hàng khó tính đến từ những quốc gia như: Nhật Bản, Trung Quốc, Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Singapore,…
Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn cũng là một trong những lĩnh vực được công ty thực hiện nghiêm túc và chuyên nghiệp. Công ty lập trình phần mềm Mona Media còn phát triển phần mềm theo nhiều quy mô từ quản lý nhà nghỉ, chung cư, phòng trọ tới quản lý khách sạn cao cấp, resort, khu nghỉ dưỡng,…
Có nhiều lí do để bạn chọn Mona Media cho việc thiết kế phần mềm quản lý khách sạn:
4.1 Đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp – tận tâm:
Sở hữu đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, chuyên môn cao, năng động, sáng tạo, Mona Media sẽ không làm bạn thất vọng. Đội ngũ nhân viên chuyên môn của công ty gồm tất cả những mảng: Front-end, SEO, PHP hay .NET developer, designer, nhân sự,…
Đội ngũ nhân viên trẻ những có học vấn cao trong lĩnh vực, không ngừng sáng tạo, học hỏi và đưa ra những ý tưởng hết sức độc đáo.
4.2 Đảm bảo độ chính xác của tiến độ công việc:
Công ty luôn có những mục riêng cho từng quá trình làm việc trước khi nhận thực hiện một dự án:
Bước 1: Tiếp nhận, lắng nghe mong muốn từ khách hàng và phân tích cùng họ.
Bước 2: Lên kế hoạch cụ thể cho dự án.
Bước 3: Bắt đầu triển khai kế hoạch và bắt tay vào thiết kế.
Bước 4: Lập trình đầy đủ những tính năng cần thiết.
Bước 5: Lập trình cho giao diện
Bước 6: Chạy demo, kiểm tra và sửa đổi.
Bước 7: Hoàn thành sản phẩm và hướng dẫn, bàn giao cho khách hàng.
Trên đây là 7 bước quy trình thiết kế tại Mona Media Các bước trong quy trình đều được đặt tiến độ hoàn thành cụ thể, đúng hạn. Đơn vị cũng luôn lắng nghe phản hồi từ khách hàng và sẵn sàng sửa đổi để làm hài lòng khách hàng.
4.3 Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn theo yêu cầu – code tính năng thêm
Không thực hiện thiết kế phần mềm theo một khuôn mẫu nào trước mà Mona thực hiện dự án hoàn toàn dựa trên những mong muốn của khách hàng. Các sản phẩm từ công ty đều đảm bảo không sao chép từ sản phẩm nào khác. Hình thức, thông tin, nội dung sản phẩm đều được lên kế hoạch dựa trên yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên hỗ trợ cùng các chuyên gia của công ty cũng sẽ tiến hành phân tích cho khách hàng để lựa chọn được hình thức phù hợp và hiệu quả nhất.
Với mảng khách sạn – nhà hàng, Mona đã thiết kế phần mềm quản lý cho nhiều đơn vị và mô hình như:
- Phần mềm quản lý homestay, nhà nghỉ, chỗ ở.
- Phần mềm quản lý Hotel – Hostel – Boutique Hotel – Commerce Hotel.
- Ứng dụng quản lý Condotel, Horeca.
- Phần mềm quản lý Resort, quản lý phòng Bungalow, khu nghỉ dưỡng…
- Quản lý dịch vụ catering.
- Quản lý trên Airbnb.
- Quản lý nhà nghĩ theo yêu cầu.
- …
Thiết kế phần mềm theo yêu cầu mang lại cho khách hàng các dịch vụ tốt nhất, phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của họ. Đồng thời giúp doanh nghiệp có một phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất, phần mềm đào tạo nhân sự và dễ dàng sử dụng.
4.4 Đa nền tảng web – app, app Android/ IOS, desktop
Được tạo ra tích hợp được trên mọi nền tảng và hệ điều hành phổ biến hiện nay như Androis/ IOS. Khả năng thích ứng và tốc độ xử lý của phần mềm luôn được tốt nhất. Đặc biệt là khả năng thiết kế website resort, khách sạn, khu nghỉ dưỡng kết nối hoàn toàn với hệ thông Web App, phần mềm 1 cách đồng bộ, ứng dụng hiệu quả trong quản lý và phân luồng dữ liệu khách hàng.
4.5 Tiện lợi, nghiên cứu UX cho người dùng
Không chỉ có tính năng, một phần mềm tạo ra còn có cả những giao diện và chuẩn UX giúp người dùng dễ dàng sử dụng. Mona Media là công ty chuyên thiết kế phần mềm theo tiêu chuẩn mới nhất, đáp ứng sự trải nghiệm thú vị cho người dùng.
4.6 Công nghệ cập nhật liên tục
Mona Media luôn mang tới những phần mềm mới nhất, những tính năng vượt trội cho doanh nghiệp, quý khách hàng. Các phần mềm mà công ty tạo ra luôn được cập nhật và phát triển liên tục.
4.7 Phần mềm chuẩn thuần Việt
Phần mềm được tạo ra phù hợp với hoạt động kinh doanh của người Việt, không sao chép, cung cấp những tính năng thú vị và đáp ứng tốt cho người Việt.
Đội ngũ nhân viên tư vấn tại công ty luôn sẵn sàng lắng nghe thắc mắc và đưa ra tư vấn cùng khách hàng. Bạn có thể liên hệ với công ty theo địa chỉ:
Địa chỉ: Số 319 c16 Lý Thường Kiệt, p15, q11 HCM
Hotline: 1900 636 648
– Bấm 109 – Phòng kinh doanh
– Bấm 103 – Phòng kỹ thuật
Email: [email protected]
Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hi vọng, những chia sẻ trên đây của chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này. Đừng quên chia sẻ và theo dõi chúng tôi thường xuyên hơn nữa nhé! Chúc bạn thành công trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng – khách sạn.
