Một anh bạn làm ở studio game indie nhỏ từng nhắn tin kể với chúng tôi. Sau khi game của studio ra mắt thành công ngoài mong đợi, cộng đồng fan bắt đầu hỏi mua áo thun, sticker in hình nhân vật khá nhiều. Cả team chỉ có bốn người, ai cũng bận làm game. Việc nhận đơn qua tin nhắn Facebook, ghi chép thủ công vào file Excel nhanh chóng rối tung khi đơn hàng tăng lên vài chục mỗi tuần. Có lần gói hàng gửi nhầm size cho khách vì ghi chép sai. Cả team phải mất công xử lý đổi trả, trong khi ai cũng đang tập trung code, không có người theo dõi sát đơn hàng. Đây là tình huống khá phổ biến với nhiều studio game nhỏ khi bắt đầu bán thêm merchandise. Câu hỏi đặt ra là nên quản lý đơn hàng merchandise bằng phần mềm bán hàng nào cho phù hợp, khi mảng kinh doanh phụ này phát triển nhanh hơn khả năng quản lý thủ công ban đầu.
Nhu Cầu Bán Merchandise Của Các Studio Game Nhỏ Ngày Càng Tăng
Nhiều studio game bắt đầu bán thêm merchandise để tăng nguồn thu. Đây là xu hướng ngày càng phổ biến, đặc biệt với những studio có tựa game gây được tiếng vang trong cộng đồng người chơi. Merchandise là các sản phẩm vật lý ăn theo thương hiệu game, như áo thun, sticker, móc khóa in hình nhân vật. Đây đã trở thành nguồn thu bổ sung đáng kể, bên cạnh doanh thu bán game hay các giao dịch trong game. Với những studio nhỏ, nguồn thu này đôi khi còn giúp duy trì hoạt động trong giai đoạn phát triển dự án tiếp theo, khi doanh thu từ game chính chưa đủ ổn định.
Quản lý đơn hàng thủ công khó theo kịp khi lượng đơn tăng lên từ cộng đồng fan. Đây là thách thức thực tế mà nhiều studio gặp phải, đúng như tình huống anh bạn chúng tôi kể ở đầu bài. Ở giai đoạn đầu, khi chỉ có vài đơn hàng mỗi tuần, việc ghi chép thủ công qua tin nhắn, file Excel vẫn còn khả thi. Nhưng khi cộng đồng fan phát triển, lượng đơn tăng lên nhanh chóng. Cách quản lý thủ công này dễ dẫn tới sai sót như nhầm size, thất lạc thông tin đơn hàng. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới trải nghiệm của những fan trung thành đang ủng hộ studio.
Cần giải pháp phần mềm phù hợp với quy mô studio còn nhỏ, ngân sách hạn chế cũng là bài toán không dễ giải. Phần lớn studio game indie đều có nguồn lực tài chính khiêm tốn ở giai đoạn đầu. Nhiều phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường được thiết kế cho doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, có mức chi phí không phù hợp với ngân sách của một studio game nhỏ chỉ vài người. Việc tìm được giải pháp vừa đủ tính năng cần thiết, vừa có mức chi phí hợp lý với quy mô hiện tại mới là bài toán thực sự cần giải quyết. Thay vì chạy theo những phần mềm quá cồng kềnh so với nhu cầu, studio nên chọn đúng công cụ cho giai đoạn hiện tại.
Tính Năng Cần Có Ở Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Merchandise
Ba tính năng dưới đây là những yếu tố cốt lõi mà một phần mềm quản lý đơn hàng merchandise cần có, đặc biệt phù hợp với studio game nhỏ.
- Theo dõi tồn kho theo từng mẫu, từng size: Đây là tính năng cốt lõi đầu tiên, vì đây chính là nguồn gốc gây ra lỗi phổ biến nhất khi quản lý thủ công. Mỗi mẫu áo thun lại có nhiều size khác nhau, mỗi size lại có số lượng tồn kho riêng biệt. Nếu chỉ ghi chép bằng tay hoặc file Excel đơn giản, rất dễ xảy ra tình trạng bán vượt tồn kho hoặc gửi nhầm size, như trường hợp anh bạn chúng tôi kể ở đầu bài. Một phần mềm quản lý tốt cần hiển thị rõ số lượng tồn từng biến thể sản phẩm, đồng thời cảnh báo ngay khi gần hết hàng để kịp thời đặt sản xuất thêm.
- Tích hợp với các kênh bán hàng online đang dùng: Tính năng này giúp tránh tình trạng phải nhập liệu thủ công qua lại giữa nhiều nền tảng khác nhau. Nhiều studio game nhận đơn qua nhiều kênh cùng lúc, có thể là fanpage Facebook, Discord cộng đồng, hoặc gian hàng trên các sàn thương mại điện tử. Nếu phần mềm quản lý có thể đồng bộ đơn hàng từ tất cả các kênh này về một nơi duy nhất, việc theo dõi và xử lý sẽ nhanh gọn hơn nhiều, so với việc phải kiểm tra từng kênh riêng lẻ mỗi ngày.
- Quản lý vận chuyển, theo dõi trạng thái đơn hàng: Tính năng này cũng không thể thiếu, đặc biệt quan trọng khi merchandise thường được gửi tới nhiều địa điểm khác nhau, kể cả quốc tế nếu studio có cộng đồng fan ở nước ngoài. Nó giúp cả studio lẫn khách hàng đều nắm được tình trạng đơn hàng đang ở đâu, tránh tình trạng khách nhắn tin hỏi liên tục mà đội ngũ studio không có thông tin cập nhật để trả lời. Nhờ vậy, cả hai bên không mất thời gian cho việc lẽ ra có thể tự động hóa.
Bạn có thể tham khảo thêm 8 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất để có cái nhìn tổng quan về các giải pháp phổ biến trên thị trường. Từ đó, bạn dễ dàng chọn ra phần mềm phù hợp nhất với quy mô studio của mình.
Cách Chọn Phần Mềm Phù Hợp Với Quy Mô Studio Nhỏ
Dưới đây là ba bước gợi ý giúp studio chọn đúng phần mềm quản lý đơn hàng merchandise, phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
- Bắt đầu từ giải pháp đơn giản, chi phí thấp: Đây là lời khuyên chúng tôi luôn dành cho những studio mới bắt đầu bán merchandise, thay vì đầu tư ngay vào hệ thống phức tạp. Ở giai đoạn lượng đơn hàng còn chưa quá lớn, một phần mềm quản lý bán hàng cơ bản, dễ dùng, mức phí phải chăng đã đủ giải quyết vấn đề quản lý tồn kho và đơn hàng. Việc chọn giải pháp vừa đủ dùng ngay từ đầu giúp studio tiết kiệm ngân sách để dồn vào việc phát triển game chính.
- Ưu tiên phần mềm dễ tích hợp với mạng xã hội đang dùng: Đây là tiêu chí thực tế cần cân nhắc, vì phần lớn studio game nhỏ bán hàng chủ yếu qua các kênh mạng xã hội quen thuộc với cộng đồng fan. Nếu phần mềm quản lý có thể kết nối trực tiếp với fanpage, tự động ghi nhận đơn từ bình luận hoặc tin nhắn, studio sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu thủ công. Đây đúng là bất tiện mà anh bạn chúng tôi kể ở đầu bài từng gặp phải.
- Cân nhắc nâng cấp khi lượng đơn hàng tăng trưởng ổn định: Đây là bước tiếp theo, phù hợp khi studio đã có nền tảng khách hàng vững chắc hơn. Khi lượng đơn đã ổn định ở mức cao, việc đầu tư thêm vào hệ thống có tính năng chuyên sâu hơn, như tích hợp hệ thống POS quản lý điểm bán tại các sự kiện game, hội chợ, sẽ hợp lý hơn. Bạn có thể tham khảo thêm top 10 hệ thống POS hỗ trợ quản lý cửa hàng bán lẻ phổ biến nhất nếu studio có kế hoạch bán merchandise trực tiếp tại các sự kiện offline trong tương lai.
Với những studio muốn xây dựng thêm một gian hàng trực tuyến riêng biệt, chuyên nghiệp hơn để bán merchandise thay vì chỉ dựa vào mạng xã hội, có thể tham khảo thêm hướng dẫn cách tạo web bán hàng đơn giản, đầy đủ chức năng để hiểu rõ các bước cơ bản cần chuẩn bị. Nếu cần một đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ xây dựng website bán hàng bài bản hơn, bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ tại công ty MONA để có giải pháp phù hợp cho việc mở rộng kênh bán merchandise của studio.
Kết Luận
Chọn đúng phần mềm quản lý giúp studio game nhỏ vận hành mảng merchandise chuyên nghiệp, hiệu quả hơn. Đây cũng là bài học mà anh bạn chúng tôi kể ở đầu bài đã rút ra, sau lần gửi nhầm size vì quản lý thủ công quá tải. Nếu studio của bạn cũng đang trong giai đoạn cộng đồng fan phát triển nhanh, lượng đơn merchandise tăng lên khó kiểm soát, hãy dành thời gian tìm một phần mềm quản lý đơn giản, phù hợp ngân sách trước. Đừng tiếp tục ghi chép thủ công cho tới khi mọi thứ vượt tầm kiểm soát. Sự đầu tư đúng lúc sẽ giúp team dồn nhiều thời gian hơn cho việc phát triển game, thay vì loay hoay xử lý sai sót đơn hàng.
