Hiện nay, khi giá cả nhà đất đang ở mức khá cao, bên cạnh đó số lượng dân cư đang tăng và đặc biệt số lượng người lao động cũng tăng không kém. Chính vì vậy, để sở hữu riêng cho mình một căn hộ cũng là điều mà nhiều người chưa thực hiện được. Thay vào đó, họ chọn việc thuê nhà để “an cư lạc nghiệp” tạm thời, trước khi có đủ vốn để sở hữu một căn hộ riêng cho mình. Đây chính là lí do mà hiện nay các dãy nhà trọ, khu chung cư mini, khu nhà trọ tập thể… từ bình dân tới cao cấp đang mọc lên như nấm. Bên cạnh việc cho thuê trọ, các vấn đề xoay quanh như điện nước từng phòng, giá vệ sinh, giá tiền hàng tháng, phụ phí phát sinh… cũng khiến rất nhiều chủ trọ đau đầu. Vậy đâu là giải pháp gói gọn những thứ kể trên? Đó chính là phần mềm quản lý nhà trọ vừa tiện tích, vừa giản đơn lại đúng chuẩn thời đại công nghệ số. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để khám phá thêm về loại phần mềm mới này.

Quản lý nhà trọ thủ công có khó khăn gì?

Trong thời đại công nghệ số hóa mà nói, việc thực hiện thủ công các loại ghi chép, giấy tờ thực sự là một khó khăn lớn. Hiện nay, vẫn còn khá nhiều chú trọ lựa chọn hình thức này bằng cách ghi chép mọi thứ vào một cuốn sổ cầm tay, từ giá thuê các phòng tới chi phí dịch vụ… Việc làm này không sai, tuy nhiên chưa được hiệu quả vì còn nhiều lỗ hổng dẫn đến sai sót. Đặc biệt là đối với những ai có số lượng phòng trọ cho thuê nhiều và con số đó còn tăng lên thì phương thức sử dụng thủ công này rất cần được thay thế, công nghệ hóa bằng phần mềm quản lý.

1. Có rủi ro sai sót trong quản lý khách trọ

Đối với mỗi phòng trọ và khách trọ, để đảm bảo việc an toàn trong cho thuê trọ cũng như đảm bảo an ninh khu trọ, chủ trọ thông thường cũng cần điều tra thêm về lý lịch cũng như cần quản lý mỗi phòng rất nhiều chi tiết chi phí dịch vụ như:

  • Tên người thuê trọ cùng chứng minh thư, số điện thoại, quê quán…
  • Số lượng người ở, ngày chuyển vào ở
  • Ai mới chuyển tới, thời gian đi – ở
  • Tiền đặt cọc là bao nhiêu
  • Số tiền điện, nước mỗi tháng
  • Chi phí dịch vụ internet, truyền hình cáp
  • Tiền vệ sinh, giặt là
  • Tình trạng đồ dùng, chi phí sửa nếu hỏng
  • Số lượng nội thất trong phòng (phân biệt với của người đi thuê trọ)
  • Một số dịch vụ khác: an ninh khu phố, …

Chỉ cần liệt kê sơ bộ cũng cho thấy rằng thông tin về khách thuê cũng như các dịch vụ cho thuê cũng mang tới cho chủ thuê trọ quá nhiều thông tin cần để tâm và lưu trữ. Hơn nữa trong lúc ghi chép rất dễ sai sót về các con số, từ đó người chịu thiệt chính là chủ cho thuê trọ. Hơn nữa nếu số lượng phòng trọ tăng lên theo quy mô, rủi ro cũng tăng theo nên các chủ trọ cần sớm có giải pháp ứng phó.

2. Khó tiếp cận khách thuê trọ

Khi quản lý dãy nhà trọ, tòa nhà bằng phương pháp thủ công, đặc biệt là trong thời đại công nghệ số hiện nay thì việc tiếp cận được khách thuê trọ hoặc tìm khách thuê mới rất khó. Hiện nay, các phương pháp tiếp thị nhà trọ thủ công nhất là truyền miệng, môi giới, dán giấy cho thuê nhà ở các cột điện, phát tờ rơi,… Những địa điểm thường được lựa chọn để thực hiện công việc này là các trường học, trường Đại học, những nơi có nhiều sinh viên, hoặc tại các nhà máy khu có nhiều công nhân, người lao động từ nhiều tỉnh khác nhau và có nhu cầu thuê phòng trọ cao.

Tuy nhiên, bên cạnh đó, ngoài các đối tượng là sinh viên, người lao động thì cũng có một số lượng kha khá những người khác cũng có nhu cầu thuê nhà trọ dài hạn mà thường thấy là các hộ gia đình – những người chưa có đủ khả năng tự sở hữu một căn hộ mới. Thông thường, những khách thuê trọ này sẽ thuê thời hạn từ vài năm trở lên. Những cách tiếp cận thủ công rất khó có thể lan tỏa đến những đối tượng khách hàng tiềm năng như thế này.

Bên cạnh đó, đối với các khu nhà trọ lớn hoặc dãy nhà trọ quy mô lớn, khi có người chuyển đi, chủ trọ lập tức phải tìm được người mới thuê trọ chuyển vào ở luôn nếu không muốn bị lỗ tiền phòng tháng đó. Nếu thời gian tìm được khách mới lâu, chi phí nhà trọ tháng đó sẽ giảm, ảnh hưởng khá lớn tới việc cho thuê, kinh doanh nhà trọ.

3. Khó xuất hóa đơn chi phí

Theo cách truyền thống, thông thường, các chủ nhà trọ sẽ tiến hành thu tiền vào cuối tháng và không có hóa đơn. Tất cả chi phí dịch vụ từ tiền nhà, tiền điện nước hay chi phí dịch vụ khác đều được chủ nhà tự tính và cộng tổng rồi báo với người khách thuê trọ và thu tiền. Tất cả những công đoạn này đều được giao dịch miệng, không có hóa đơn chứng từ gì cụ thể.

Tuy nhiên, phương pháp quản lý thủ công truyền thống này thường không được lòng cả đôi bên và có những phát sinh khiến đôi bên dễ mâu thuẫn. Có trường hợp quản lý cố tình kê khống tiền mà khách thuê không chú ý và cũng không có số liệu cụ thể để đối chứng. Từ đó khách thuê mặc dù bị lố tiền nhưng vì không có chứng cứ nên vẫn ngậm ngùi trả tiền theo lời chủ trọ. Ngược lại, nhiều trường hợp khách thuê nhà lại không trả đúng số tiền thuê hoặc quỵt tiền chủ trọ. Chủ trọ không ghi chép và không có chứng từ cụ thể nên cũng không thể đòi lại tiền. Đây chỉ là những ví dụ nhỏ, sau những lần đôi bên phải “ngậm ngùi” như kể trên thì rất nhiều trường hợp mâu thuẫn, cãi vã, xô xát xảy ra và người thuê chuyển đi, chủ trọ lại mất công tìm người mới rất rắc rối.

Có những trường hợp khách thuê trọ chưa trả đủ tiền tháng này mà đóng bù sau. Tuy nhiên chủ trọ không có hóa đơn lưu trú cụ thể sẽ dẫn đến mâu thuẫn thông tin, tiền bạc, ảnh hưởng nhiều tới mối quan hệ đôi bên. Hiện nay, nhiều chủ trọ cũng đã biết thống kê trên excel hoặc access trên máy tính tuy nhiên trường hợp sai sót vẫn còn xảy ra nhiều.

Phần mềm quản lý nhà trọ mang lại lợi ích gì?

Nhìn chung, phương pháp quản lý thủ công không phải là không thể áp dụng và vẫn có những hiệu quả nhất định. Tuy nhiên, chỉ có hiệu quả nhất định ở một mức nào đó với quy mô nhà trọ nhỏ, ít phòng. Nếu mở rộng quy mô nhà trọ lớn hơn, phần mềm quản lý nhà trọ sẽ có thể phát huy tác dụng ở mức cao hơn. Phần mềm quản lý sẽ giúp các chủ trọ xử lý được nhiều số liệu phức tạp hơn cũng như việc lưu trữ và xuất dữ liệu được thực hiện dễ dàng hơn.

1. Tiết kiệm tối đa chi phí

Hệ quả lớn nhất của việc không quản lý nhà trọ hợp lý đó là chủ trọ sẽ lỗ mất một khoản tiền, làm ảnh hưởng tới quá trình kinh doanh thuê trọ, mất một phần thu nhập theo hàng kỳ. Phần mềm quản lý nhà trọ sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro này một cách chính xác. Phần mềm quản lý phòng trọ sẽ giúp chủ trọ ghi nhận mọi số liệu, thông tin về các dịch vụ trong khi cho thuê nhà trọ. Mọi thông tin từ cá nhân khách thuê trọ, đặc điểm khách thuê, loại phòng thuê, thời điểm thuê – trả phòng hay các số liệu về số công tơ điện, công tơ nước đo lường số điện và nước trong quá trình sử dụng mỗi tháng đều được ghi lại và tính toán chi phí tự động theo phần mềm.

Đồng thời, những thông tin này được lưu trữ trong kho của phần mềm và sẽ dễ dàng tìm lại nếu đôi bên có thắc mắc về chi phí tháng trước. Gói dữ liệu của từng phòng sẽ được phân chia nhỏ riêng rẽ, quản lý theo tháng hoặc quý tùy người dùng cài đặt và có thể thống kê, rà soát lại các thông tin cần thiết một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Phần mềm tính tiền nhà trọ sẽ được tích hợp trong phần mềm quản lý, người dùng sẽ tự thiết lập các phép tính, công thức cho các chi phí: tiền điện, tiền nước, tiền mạng internet, dịch vụ vệ sinh… cùng các thông tin đã được ghi nhận trước đó từ khách thuê và tự động xuất hóa đơn thu tiền theo từng cá thể phòng.

Việc sai sót chỉ xảy ra khi bạn nhập số liệu đầu vào bị sai lệch. (Ví dụ: sai lệch trong khi nhập số điện mỗi tháng). Bên cạnh đó, người dùng phần mềm có thể tiết kiệm một khoản chi phí kha khá cho việc thuê nhân lực quản lý. Bởi thông thường các khu trọ đông, quy mô rộng, chủ trọ sẽ thường thuê một người làm quản lý để có thời gian làm việc khác, người đó có thể là người trong khu trọ để tiện theo dõi hoặc là người ngoài.

Tuy nhiên, mỗi tháng chủ trọ cũng mất thêm một khoản chi phí chi trả cho họ. Thay vì vậy, chỉ cần cài đặt phần mềm tích hợp smartphone thì chỉ cần tranh thủ thời gian rảnh chủ trọ cũng có thể quản lý hiệu quả.

Ngoài ra, bạn còn có thể tiết kiệm được phần chi phí cho bộ phận quản lý. Bạn chỉ cần thuê một người quản lý phần mềm cho thuê nhà ở, cho thuê phòng và những người giám sát hoạt động nhà trọ, những việc khác đã có phần mềm cho chủ căn hộ lo. Bạn sẽ không cần tốn chi phí cho các công ty quản lý trọ hay nhờ đến dịch vụ nhận quản lý trọ nữa.

2. Quản lý tự động, tiết kiệm nhân lực

Điểm tiện lợi nhất của phần mềm quản lý nhà trọ chính là phần mềm này được thực hiện một cách tự động mà không cần người dùng phải thao tác liên tục. Chỉ cần khi bắt đầu sử dụng, người dùng nhập sẵn các dữ liệu, cài sẵn các công cụ tính toán và cài đặt thời hạn cho thuê, thời hạn tính tiền.

Hàng tháng, phần mềm sẽ tự theo dõi các dữ liệu về số điện, số khối nước của khách thuê trọ và tự cập nhật, tính toán theo công cụ tính đã được cài đặt sẵn trước đó. Bên cạnh đó, các khoản phí dịch vụ khác được đề ra như vệ sinh, mạng internet… cũng sẽ được cập nhật tự động bổ sung và cộng tổng vào tổng chi phí.

Điều này thực sự giúp cho chủ trọ tiết kiệm không ít thời gian, thay vào đó họ vẫn có thể đi làm và tập trung cho công việc của mình hơn. Từ đó, mỗi tháng, chủ trọ chỉ cần xem lại ghi nhận trên hệ thống, xuất hóa đơn và thu tiền.

Mọi thao tác sẽ được công nghệ hóa, tự động tính toán chi trả, chỉ cần người quản trị đồng ý thì sẽ xuất hóa đơn tự động và thông báo tới khách thuê. Các cuộc giao dịch giữa người và người sẽ được giảm bớt, tích hợp công cụ thanh toán qua thẻ ngân hàng sẽ giúp bạn không mất thời gian đi thu tiền và số tiền cũng bớt rủi ro sai sót.

3. Quản lý mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý nhà trọ đã được xây dựng phù hợp tích hợp với nhiều  hình thức thiết bị khác nhau từ laptop, ipad tới các loại smartphone. Chỉ cần smartphone của bạn kết nối internet, bạn có thể tự do quản lý qua phần mềm ở bất kì đâu. Có thể đang đi du lịch, đi công tác hoặc thậm chí ở nước ngoài, bạn vẫn có thể truy cập và quản lý, theo dõi hiệu quả, dễ dàng.

4. Thông tin nhắc đóng tiền tới khách thuê

Với phần mềm quản lý nhà trọ, mọi việc giao dịch, truyền thông tin lẫn nhau đều được số hóa, hầu hết các giao dịch thực hiện qua internet. Đến kì thu tiền nhà, chủ trọ có thể yêu cầu xuất hóa đơn và gửi trực tiếp qua SMS hoặc email với chi tiết cụ thể cho khách thuê trọ, tiết kiệm thời gian đến từng phòng nhắc nhở và tránh rủi ro khi không gặp được khách trọ mà lượng thông tin không bị chậm trễ.

Phần mềm quản lý nhà trọ tại MONA MEDIA

Mona Media là một công ty có gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế website, thiết kế phần mềm. Trong hơn 9 năm qua, Mona Media đã thực hiện trên 800 dự án lớn nhỏ về phần mềm với đa dạng các lĩnh vực, đặc biệt là các phần mềm quản lý: quản lý nhà trọ, trường học, bệnh viện, khách sạn…

Đặc biệt, đối với các phần mềm, Mona Media độc quyền thực hiện phần mềm nhập hàng từ Trung Quốc mà chưa công ty phần mềm nào thực hiện được. Thực hiện hợp tác với nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước từ những dự án bất động sản lớn nhỏ, Mona Media tự tin mang tới khách hàng phần mềm quản lý nhà trọ hiệu quả nhất, thực hiện dựa trên mong muốn của từng khách hàng.

Một số tính năng đặc biệt của phần mềm quản lý nhà trọ từ Mona Media:

1. Chi phí rẻ: Thông thường, bạn sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí kha khá cho việc mua lại một phần mềm và sử dụng nó theo kỳ hạn hoặc vĩnh viễn tùy yêu cầu nhà sáng lập và mức chi phí. So với các phần mềm quản lý nhà trọ khác trên thị trường hiện nay, phần mềm từ Mona Media tính trung bình chỉ khoảng 6000đ/ ngày, quá rẻ cho một phần mềm quản lý chất lượng. Thay vì phải bỏ ra một khoản tiền vài triệu mỗi tháng, số tiền bạn cần bỏ ra là 180.000/ tháng và có thể dành số tiền còn lại cho nâng cấp phòng trọ hay dịch vụ khác.

2. Giao diện thân thiện: Tiêu chí hàng đầu trong thiết kế một phần mềm, Mona Media luôn chú trọng hình thức ban đầu là giao diện phải thân thiện với người dùng. Phần mềm thích hợp cho cả những ai rành công nghệ và ít tiếp xúc công nghệ. Nếu bạn là người chưa bao giờ tiếp xúc dạng phần mềm này, cũng chỉ cần vài lần thao tác là đã có thể ghi nhớ mọi nút ấn, công cụ hỗ trợ, tính năng. Nếu khó khăn, Mona có một mục hướng dẫn chi tiết riêng cho người dùng.

3. Bảo mật cao: Quan trọng nhất với các phần mềm quản lý là tính năng bảo mật bởi mọi thông tin lưu trữ tại phần mềm đều cần được bảo vệ. Mona Media có đội ngũ thiết kế dày dặn kinh nghiệm nhiều năm trong nghề nên hoàn toàn có thể đảm bảo phần mềm của bạn hoạt động ổn định, bảo mật nhiều lớp tránh trường hợp bị kẻ gian lợi dụng xâm nhập, chiếm hữu quản lý của bạn.

4. Nhập dữ liệu qua hình ảnh: Phần mềm từ Mona Media cho phép người dùng nhập liệu qua hình ảnh. Ví dụ, bạn chỉ cần chụp lại công tơ nước hay công tơ điện với chất lượng ảnh nét, phần mềm sẽ tự quét số liệu và ghi nhận hệ thống. Điểm này đặc biệt tiện ích với những người lớn tuổi và mắt kém, sẽ không sợ bị sai sót trong nhập liệu số liệu.

Với những tiện ích đáng kể nêu trên, phần mềm quản lý nhà trọ từ Mona Media thích hợp dành riêng cho các chủ trọ có sở hữu khu trọ từ bình dân cho tới cao cấp, bao gồm:

  • Chủ khu trọ cho sinh viên, người lao động thu nhập thấp
  • Chủ dãy phòng trọ bình dân cho người thu nhập trung bình hoặc hộ gia đình
  • Chủ các khu trọ chung cư mini, dạng kí túc xá, khu tập thể, căn hộ bé
  • Nhà đầu tư kinh doanh địa ốc, bất động sản
  • Chủ cho thuê mặt bằng, cửa hàng…

Thông tin liên hệ và tư vấn sử dụng phần mềm quản lý phòng trọ

Mong rằng những thông tin trên về phần mềm quản lý nhà trọ sẽ giúp các bạn hiểu hơn về tiện ích của dạng phần mềm này cũng như có sự lựa chọn đúng đắn để quản lý hiệu quả hơn.

Nếu bạn đang băn khoăn về phần mềm quản lý từ Mona Media hoặc có nhu cầu khác về phần mềm, dịch vụ, website, hãy liên hệ với Mona Media qua những kênh thông tin sau. Đội ngũ tư vấn viên tại Mona Media luôn sẵn sàng 24/7 để phục vụ và giải đáp mọi thắc mắc từ phía khách hàng.

Địa chỉ: 319 c16 Lý Thường Kiệt, Phường 15, Quận 11, TPHC/M

Điện thoại: 1900 636 648

Bấm 108 – Phòng kinh doanh

Bấm 103 – Phòng kỹ thuật

Email: [email protected]

Loading...