Phần mềm quản lý trung tâm du học đã và đang dần trở thành nền tảng vững chắc cho ngành giáo dục. Cùng với sự phát triển như vũ bão của các trung tâm du học, trung tâm tiếng Anh. Kéo theo đó là nhiều công cụ hỗ trợ mang đến giải pháp quản lý hoàn chỉnh, hiệu quả nhất.
Phần mềm quản lý trung tâm du học là gì?
Phần mềm quản lý trung tâm du học là công cụ được phát triển bởi các công ty công nghệ. Hỗ trợ tốt cho công tác quản lý học viên, quản lý giáo viên, sắp xếp giờ dạy, phân tích khóa học, quản lý thời khóa biểu, quản lý doanh thu…Phần mềm quản lý giáo dục đã và đang được ứng dụng phổ biến trong các trung tâm với mong muốn mang lại hiệu quả tốt nhất.
Những chức năng cơ bản của phần mềm quản lý trung tâm du học
Một phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học tốt cần phải đảm bảo đầy đủ các chức năng sau, một số có thể giống với các tính năng của phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, do đó là những module cơ bản mà bất kỳ phần mềm nào cũng có:
- Quản lý thông tin khách hàng: Phần mềm giúp quản lý thông tin khách hàng bao gồm: họ tên, địa chỉ, email, điện thoại, trường đang học, thông tin về bố, mẹ…Hoặc có thể up ảnh liên quan đến ngành muốn học, trường muốn học, các loại visa…
- Phân loại khách hàng: Khách hàng tiềm năng, visa, du học, tiếng Anh, dịch thuật…Phân loại chương trình học, nhân viên chăm sóc khách hàng, nước đến…
- Quản lý tài liệu liên quan đến khách hàng: Phần mềm du học cho phép upload, xem và download hình ảnh. Hoặc file đính kèm của khách hàng, hợp đồng của khách hàng
- Quản lý hợp đồng: Tích hợp tính năng của phần mềm quản lý thông tin hợp đồng, chi phí, hoa hồng. Nhắc nhở hợp đồng sắp hết thời hạn, công nợ phải thu, báo cáo doanh thu, công nợ, lọc danh sách hợp đồng, tìm kiếm hợp đồng theo từ khóa, khách hàng
- Tự động xây dựng quan hệ với học viên: Công cụ cho phép tự động xây dựng các chuỗi email, sms marketing, quản lý và thống kê số email, sms của khách hàng thất bại hay thành công.
- Quản lý quá trình chăm sóc và làm việc: Công việc, phản hồi của khách hàng, kết quả làm việc, nội dung gọi điện. Đặt lịch gọi, nhắc nhở khi đã đến hẹn. Báo cáo công việc, cuộc gọi của khách hàng hay nhân viên theo thời gian. Quản lý đại lý, cộng tác viên…
- Quản lý sắp xếp đối tượng học viên: Phân chia học viên về nhu cầu, trình độ, khóa học, cá nhân hóa đối tượng…để sắp xếp lớp học phù hợp, xây dựng nội dung phù hợp.
- Quản lý danh sách chương trình học: Tên trường, danh sách khách hàng, loại hình, chi phí, tìm kiếm, tra cứu thông tin. Quản lý các mẫu dữ liệu chung của công ty, xuất dữ liệu theo mẫu
- Giám sát hoạt động tư vấn và chăm sóc khách hàng: Phần mềm du học giúp theo dõi mọi tương tác, trao đổi và định hướng, góp ý cho nhân viên tư vấn, sắp xếp công việc khoa học. Hỗ trợ tới từng bộ phận marketing, tư vấn viên, chăm sóc khách hàng…để quy trình làm việc được hệ thống và hiệu quả hơn.
Lợi ích của phần mềm quản lý trung tâm du học
Với sứ mệnh mang đế giải pháp quản lý hiệu quả nhất. Phần mềm quản lý trung tâm du học đã cho thấy được giá trị của mình khi mang đến nhiều lợi ích lớn:
- Giúp hỗ trợ quản lý tuyển sinh, xếp lớp chuẩn xác, tiết kiệm: Nếu như trước đây, việc tuyển sinh, sắp xếp lớp cho các trung tâm du học, trung tâm tiếng Anh là vấn đề nan giải. Thường xảy ra rất nhiều sai sót và hiệu quả quản lý chưa cao. Sự góp mặt của phần mềm quản lý du học có thể giải quyết nhanh chóng, gọn nhẹ và khoa học. Giúp hạn chế đến mức tối đa những sai sót của cách quản lý truyền thống. Việc cập nhật danh sách tuyển sinh, danh sách học viên. Hoặc việc sắp xếp lịch học, lịch thi, điểm số được đảm bảo hiệu quả và chính xá. Trung tâm có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí thuê nhân công.
- Công cụ quản lý học viên hiệu quả: Trung tâm du học và trung tâm tiếng Anh không đơn giản như các đơn vị trường học thông thường. Bởi học viên đến từ rất nhiều nơi khác nhau, nhu cầu cũng khác nhau. Việc quản lý khá phức tạp và có thể dẫn đến sai sót, mất thông tin. Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm du học có thể cập nhật thông tin của từng học viên một cách chi tiết nhất. Cho phép liên lạc với phụ huynh, cập nhật kết quả học tập của học viên. Hoặc giúp theo dõi số lượng buổi nghỉ được sát sao nhất.
- Quản lý lớp học dễ dàng: Công cụ cho phép quản lý mọi hoạt động của trung tâm. Giúp hoạt động đào tạo được đảm bảo hỗ trợ đến mức tối đa. Thể hiện sự quản lý chuyên nghiệp, mang đến chất lượng vượt trội. Những vấn đề như: quản lý lịch học, lịch thi, kết quả thi…đều có thể được thực hiện đồng bộ. Cho mỗi lớp học và tới từng học viên một cách dễ dàng và hiệu quả.
- Quản lý giáo viên thuận lợi: Phần mềm quản lý trung tâm du học còn hỗ trợ quản lý giáo viên tốt nhất. Những thông tin cá nhân, lịch dạy, trình độ, hiệu quả giảng dạy…đều được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống. Nhà quản lý có thể điều chỉnh, sắp xếp nhân lực một cách phù hợp và cân đối đến mức tối đa.
- Quản lý tài chính chính xác nhất: Ngoài hỗ trợ quản lý học viên, giáo viên, lớp học. Phần mềm quản lý còn giúp quản lý tốt vấn đề tài chính cho trung tâm. Từ những việc xuất hóa đơn, thu học phí cho đến việc xử lý các vấn đề liên quan đến trả lương cho giáo viên. Tất cả đều được thực hiện triệt để và chuẩn xác nhất. Đặc biệt học viên có thể nộp học phí online mà trung tâm không cần phải sử dụng thêm bất kỳ một phần mềm thu học phí của bên thứ 3 nào khác.
Top 5 phần mềm quản lý trung tâm du học nước ngoài tốt nhất
Phần mềm quản lý trung tâm du học mọc lên vô vàn. Nhưng chọn được phần mềm phù hợp nhất sẽ giúp trung tâm giải quyết được mọi rắc rối một cách tối ưu nhất. Top 5 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ mà chúng tôi giới thiệu dưới đây sẽ là gợi ý tốt mà quý vị nên trải nghiệm:
Phần mềm quản lý trung tâm hỗ trợ du học Mona eLMS
Phần mềm quản lý trung tâm du học Mona eLMS đến từ công ty lập trình phần mềm Mona. Từ khi ra đời đến nay, Mona eLMS cho thấy được vai trò và sự hữu ích của mình. Xứng đáng đứng ở vị trí quán quân với hơn 10 năm kinh nghiệm trong cung cấp các giải pháp quản lý hàng đầu. Phần mềm được đánh giá là một hệ sinh thái lớn trong giáo dục. Có thể giúp các trung tâm, trường học có được giải pháp quản lý tuyệt vời nhất.
Mona eLMS cung cấp đến người dùng các tính năng thông minh như: quản lý học viên, quản lý giáo viên, giảng viên, quản lý tuyển sinh…Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tốt cho giảng viên, giáo viên trong việc chấm điểm online, cung cấp nhiều tính năng tương tự như một phần mềm giáo dục chuyên nghiệp. Giúp quản lý thi chi, nợ học phí…Bạn chỉ cần sử dụng nền tảng công nghệ này mà không cần phải phát triển thêm bất cứ tính năng nào. Phầm mềm có các tính năng tương tự như Mona SkillHub Đảm bảo hiệu quả sử dụng đúng như mong đợi.
Hàng trăm tính năng được tích hợp sẵn trong hệ thống Mona eLMS mà bạn có thể xem thêm tại: https://mona.media/phan-mem-quan-ly-truong-hoc-giao-duc-lms/
Hoặc liên hệ trực tiếp công ty Mona Media:
Địa chỉ: 1073/23 Đ. Cách Mạng Tháng 8, P.7, Tân Bình, TP.HCM
Hotline: 1900 636 648
Tham khảo thêm website đào tạo của Mona: https://khanhhung.academy/
Hệ thống hỗ trợ quản lý trung tâm du học VnResource EBM Pro
VnResource EBM Pro mang đến giải pháp quản lý toàn diện dành cho một hay một chuỗi các trung tâm du học, ngoại ngữ, tin học, trường nghề…Đóng vai trò quan trọng trong cung cấp tính năng thông minh. Nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu quản lý, tiếp thị của các đơn vị dịch vụ giáo dục. Bên cạnh đó, phần mềm còn là sợ dây kết nối chặt chẽ giữa nhà trường và gia đình. Giữa giáo viên, học viên để trao đổi về vấn đề học tập một cách thuận tiện nhất.
Với mục tiêu hỗ trợ cao nhất cho người dùng, VnResource EBM Pro – phần mềm quản lý trung tâm du học còn mang đến quy trình tiếp thị, chăm sóc, hỗ trợ học viên tốt nhất. Hỗ trợ mở lớp, phân tích khóa học, quản lý thời khóa biểu, quản lý học viên, sắp xếp giờ dạy, quản lý giáo viên…Nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp của tổ chức với chi phí hợp lý nhất.
EasyEdu – Hỗ trợ trung tâm tư vấn du học
Với thành tích đạt được khá nể hơn 1300 trung tâm du học, ngoại ngữ sử dụng. Phần mềm quản lý trung tâm du học EasyEdu giúp tiết kiệm đến 90% thời gian quản lý. Tiết kiệm 50% chi phí vận hành, tối ưu SEO, Marketing, CRM…Phần mềm tích hợp nhiều chức năng nổi bật hướng đến đối tượng cụ thể như: quản lý khách hàng, quản lý học sinh, sinh viên, tương tác với phụ huynh…
Easy Edu hiện đã và đang được đánh giá là nền tảng tốt để đạt được hiệu quả chăm sóc, tương tác với học viên tiềm năng, phụ huynh. Giúp nâng tỷ lệ chốt sale, tối ưu giá trị khách hàng. Nâng cao nhận diện thương hiệu của trung tâm. Đặc biệt, EasyEdu sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Không đòi hỏi cài đặt phức tạp và giá thành rẻ hơn so với các phần mềm khác.
Phần mềm quản lý trung tâm giới thiệu du học Eduspace
Phần mềm này được xây dựng để giúp các nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc quản lý trung tâm du học. Hỗ trợ quản lý học viên và thu học phí nhanh chóng, tránh sai sót. Đến với người dùng bởi giao diện đơn giản, dễ sử dụng, thao tác nhanh gọn. Cho dù bạn không thường xuyên hay không rành về công nghệ vẫn có thể sử dụng hiệu quả. Eduspace cung cấp đến người dùng những tính năng thông minh như: báo cáo về học phí, báo cáo số lượng học viên, giảng viên, nhân viên của trung tâm…Từ đó giúp nhà quản trị quản lý dễ dàng, đỡ mất thời gian.
Phần mềm hỗ trợ trung tâm tư vấn du học CRMVIET
Nổi tiếng với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành công nghệ tại Việt Nam. CRMViet là một trong những phần mềm quản lý trung tâm du học được ưa chuộng nhất hiện nay. Phần mềm tích hợp những tính năng thông minh, tiên tiến nhằm mang đến người dùng sự trải nghiệm tốt nhất. Sử dụng CRMVIET giúp cho các nhà quản lý có thể dễ dàng giám sát, kiểm soát mọi hoạt động của trung tâm ở bất cứ nơi đâu. Hệ thống tự động của phần mềm có thể giúp quản lý theo module. Nhà quản trị dễ dàng theo dõi, quản lý trung tâm với nhiều quy mô khác nhau. Lựa chọn CRMVIET là giải pháp tốt bởi chi phí rẻ, tiết kiệm.
Kết luận
Mong muốn cuối cùng của khách hàng là tìm được giải pháp quản lý tốt. Vì thế, việc cân đong đo đếm để lựa chọn một hệ thống quản lý trung tâm du học phù hợp luôn là đề tài bàn cãi của các doanh nghiệp. Hy vọng với top 5 phần mềm quản lý trung tâm du học trên đây sẽ phần nào mang đến cho bạn giải pháp tốt nhất.
